10 טיפים להישאר פרודוקטיביים בלי לעבוד שעות רבות

קבע שגרה.

אתה בוודאי מכיר את המושג של שגרה, אם כי אולי אין לך באמת כזה. אם זה נשמע לך, אל תדאג - אתה יכול ליצור אחד בכמה שלבים פשוטים.

דבר ראשון: מהי שגרה? שגרה היא פשוט סדרה של משימות עוקבות הנעשות באופן קבוע באותו סדר ובערך באותו זמן. זה יכול להיות משהו פשוט כמו צחצוח שיניים מיד אחרי שאתה קם או פשוט להוציא את האשפה לפני השינה - כל מה שצריך כדי לעזור לשמור על חיים חלקים.

חשבו על כל הדברים שעל הצלחת שלכם ברגע זה (או יהיו על הצלחת שלכם בקרוב). אילו מהם יכולים להשתמש בארגון כלשהו? נסה לפרק כל משימה לנתחים קטנים הניתנים לניהול וקבע מתי הם צריכים להתרחש במהלך היום (או השבוע). אל תחשוב שזה צריך להיות מושלם; אלו הנחיות יותר מכל דבר אחר!

התחייב להיות פרודוקטיבי עם הזמן שלך.

התחייב להיות פרודוקטיבי עם הזמן שלך. להיות פרודוקטיבי הוא הלך רוח, וקל ליפול למלכודת של לחשוב שאתה עסוק מדי בשביל פרודוקטיביות. למעשה, אם אתה לוקח את הזמן לחשוב על זה, להיות עסוק הוא שם נרדף להיות לא פרודוקטיבי כי אתה לא מנצל את הזמן שלך.

החלט על זמן ספציפי בכל יום שבו תתמקד בביצוע דברים - לא משנה מה! במידת האפשר, בחרו זמנים שבהם בני המשפחה אינם בבית או ערים כדי שלא יסייחו (או יפתו) אתכם ממשימות הקשורות לעבודה בשעות אלו. בדרך זו, כולם מרוויחים: המשפחה שלך מקבלת יותר שינה ופחות תזכורות מטרידות מאמא/אבא/אח/בן/בת זוג; ובתמורה כל הדברים החשובים נעשים!

עשה לך הרגל לעשות משהו נוסף בכל יום - גם אם זה רק ביצוע שיחת טלפון אחת או כתיבת פסקה אחת בתגובת דוא"ל במקום שתי פסקאות (מה שעשוי להיות חצי ממספר מיילים שנשלחו בחזרה).

התמקד במשימות החשובות ביותר בהישג יד.

הצעד הראשון כדי להפוך ליותר פרודוקטיבי הוא לדעת את סדרי העדיפויות שלך. אם אינך יודע מהן המשימות החשובות ביותר ואילו מהן יזיזו את המחט בעסק שלך, אז אתה הולך להשקיע זמן רב בניסיון לעשות הכל בבת אחת.

זו הסיבה שחשוב שתתמקד במשימות החשובות ביותר בהישג יד ותימנע מלהסיח את דעתך מדברים לא חשובים כמו מיילים או עדכונים במדיה החברתית. על ידי התמקדות בפריטים בעלי הערך הגבוה האלה, תוכל להשיג יותר בפחות זמן - ובפחות מאמץ!

כדאי גם ללמוד איך לא לבצע ריבוי משימות, מכיוון שזה רק יקשה על עצמך (ועל אחרים) שגם להם יש עבודה משלהם. גם אם משהו נראה דחוף או דורש התייחסות מיידית, זכרו: תמיד יגיע אימייל נוסף בהמשך הקו - אל תתנו להם להסיח את דעתם ממה שצריך לעשות עכשיו!

השתמש בטכנולוגיה כדי לעזור לך להתארגן.

קל להיות המום כשיש לך הרבה בצלחת. אבל יש דברים שאתה יכול לעשות כדי לשמור על עצמך מאורגן ופרודוקטיבי.

אחד השלבים החשובים ביותר הוא להשתמש בטכנולוגיה כדי לעזור לך להתארגן. יש הרבה אפליקציות חינמיות זמינות שיעזרו לך לנהל את הזמן והמשימות שלך. לדוגמה, יומן Google מאפשר למשתמשים לשתף את היומנים שלהם עם אחרים, כך שבני משפחה או שותפים עסקיים יודעים מה כולם עושים בכל זמן נתון. תזכורות, אזעקות והתראות יכולים גם לעזור להזכיר לאנשים כשדבר חשוב צריך לעשות (או לא לעשות). ושירותים כמו Dropbox מאפשרים למשתמשים לאחסן קבצים במקום אחד כדי שיוכלו לגשת אליהם מכל מקום בעולם.

השלב השני הוא מציאת דרכים שבהן הטכנולוגיה משפרת את הפרודוקטיביות מבלי להוסיף לחץ על הכל: חשבונות דואר אלקטרוני נפרדים להתכתבות אישית לעומת התכתבות עסקית; אפליקציות לרישום הערות כגון Evernote; וכו'…

תעדוף את הפעילויות שמניבות את מירב התוצאות.

כשזה מגיע לתעדוף, יש את הדברים המובנים מאליהם, כמו לוודא שאתה עושה את העבודה שלך ולא תפספס אף מועד. אבל מה עם הדברים הפחות ברורים? מה אתה עושה כשהבוס שלך מבקש ממך לנקות את המקרר המשרדי? או אותו עמית אחד שתמיד יש לו משהו שלילי להגיד על הכל? או חמותך שרוצה עדכון על התקדמות הנכד בבית כל חמש דקות?

זה יכול להיות מפתה להגיד לאנשים האלה "כן" או "אין בעיה". עם זאת, על ידי כך לאורך זמן אנו מזניחים את סדרי העדיפויות שלנו והופכים לעבדים לדרישות של אחרים. המפתח הוא לא לומר "לא", אלא למצוא דרכים שבהן נוכל לומר "כן" מבלי לאבד את המעקב אחר המטרות העיקריות שלנו. הצעד הראשון הוא להחליט מה חשוב לנו: האם זה זמן משפחתי או שינה? לעבוד או לשחק? לאחר שזיהינו מה הכי חשוב, אז נוכל לקבל החלטות על סמך האם הן עוזרות לנו לממש את המטרות הללו או להרחיק מהן.

קום מוקדם ובצע אימון בוקר

אם אתה מחפש לשפר את הפרודוקטיביות שלך, אחד הדברים הטובים ביותר שאתה יכול לעשות הוא להתחיל את היום שלך באימון בוקר. הוכח שאנשים שמתעמלים באופן קבוע נוטים להיות פרודוקטיביים יותר מאלה שלא. אם מעולם לא התעמלת בעבר או לא התאמנת במשך שנים, זו עשויה להיראות כמו משימה מרתיעה. אז איך מתחילים?

ראשית, קבע לעצמך יעד: כמה ימים בשבוע אתה רוצה להתאמן? אם זה שלוש פעמים בשבוע בהתחלה ולאחר מכן לאחר זמן מה (אולי שישה שבועות), ארבע פעמים בשבוע יהיה משהו שנשמע הגיוני. ברגע שאנחנו מחליטים על המטרות שלנו לאימון אנחנו צריכים להפוך אותם להרגלים על ידי תזמון אותם לשגרת היום שלנו ככל האפשר כדי שלא יהיו תירוצים לא לעשות אותם!

אל תענה על כל אימייל בזמן שהוא נכנס.

זהו טיפ חשוב לשמירה על יעילות מבלי לעבוד בשעות מטורפות.

כשאתה מתחיל את היום שלך, קל להרגיש שאתה צריך להגיב לכל דוא"ל בזמן שהוא נכנס. אבל אתה לא עושה זאת: אם אדם לא ישמע ממך מיד, הוא ימתין בסבלנות או ישלח שוב דוא"ל יותר מאוחר. אם מישהו צריך מענה מיידי, הוא יתקשר או יסמס במקום לשלוח מייל (ובמקרים מסוימים זה עשוי להיות טוב יותר).

הבעיה עם תגובה מיידית היא שזה מפריע לזרימה שלך ויוצר הסחת דעת כאשר אתה יכול להמשיך הלאה עם שארית היום שלך - או אפילו להירגע! בילוי שעות רכון בטלפון או במחשב אינו בריא ועלול להוביל לשחיקה. במקום זאת, הקדימו שעות מסוימות במהלך היום בהן כל שאר הסחות הדעת כבויות (ללא טלפונים) וודאו שגם אז יענו מיילים אלו!

עקוב אחר ההתקדמות שלך תוך כדי עבודה לקראת המטרה שלך.

חשוב שתעקוב אחר ההתקדמות שלך תוך כדי עבודה לקראת המטרה שלך. זה משהו שלמדתי מהקריירה שלי בקולג', כשנאלצתי לקחת כמה שיעורים באותו תחום. אחד השיעורים הללו התמקד בניהול זמן ובפרודוקטיביות. הפרופסור לימד אותנו איך לעקוב אחר ההתקדמות שלנו, שכללה דברים כמו:

להעריך היכן היינו בתחילת כל קדנציה, לוודא שנותר לנו מספיק זמן לעמוד בלוחות הזמנים שלנו

עדכונים שבועיים על כמות העבודה שעשינו על ידי יצירת לוח זמנים ועדכון שלו בכל שינוי שהתרחש במהלך השבוע

סקירות חודשיות על מה עבד או לא עבד במהלך החודש, כך שניתן לבצע התאמות לחודש הבא

כך גם פועלים עסקים כאשר הם מנסים להשיג יעדים או לעמוד בלוחות זמנים במסגרת התקציב שלהם. זה כולל:

התחל כל יום בהכנת רשימת מטלות יומית.

אחד ההיבטים החשובים ביותר בשמירה על עסק מצליח הוא שמירה על פרודוקטיביות. על מנת לעשות זאת, עליכם לוודא שאתם מסוגלים לעמוד בקצב של כל מה שצריך לעשות בחברה שלכם מבלי לעבוד שעות ארוכות בכל יום.

מילת המפתח כאן היא פרודוקטיביות. אתה רוצה להספיק הרבה מבלי להתאמץ יותר מדי בכל יום נתון. זה אולי נשמע בלתי אפשרי, אבל זה לא! כל מה שצריך זה קצת ארגון ותכנון קדימה כדי שתוכל לבצע כל משימה שצריך לעשות תוך השארת זמן לעצמך (ולמשפחתך!).

דרך פשוטה אחת שמצאתי עובדת טוב מאוד עבורי כשזה מסתכם להיות פרודוקטיבי כיזם ושאין לי יותר מדי עבודה לחזור אליי בהמשך הדרך בגלל לוודא שכל הברווזים שלי בשורה לפני שמתחילים משהו חדש נוסף: התחל כל יום בהכנת רשימה יומית של דברים שצריך להשלים בעבודה (או בכל חלק בחיים).

תפסיק להתמהמה.

הצעד הראשון כדי להימנע מדחיינות הוא נקיטת מעשה. אל תחכו לרגע המושלם להתחיל לעבוד על דברים, כי זה לעולם לא יקרה. הדבר היחיד שעושה את ההבדל הוא שאתה נוקט בפעולה היום ומתקדם בחייך. אם אתה רוצה לכתוב מאמר על פרודוקטיביות, אז כתוב אותו עכשיו!

דרך אחת שאני אוהב להניע את עצמי היא באמצעות אפליקציית לוח שנה בשם Todoist (https://www.todoist.com/), המאפשרת לי ליצור משימות ולהגדיר להן תאריכי יעד. זה קל לשימוש, משתלב עם כל האפליקציות האחרות שלי, כך שכולן מסתנכרנות יחד בצורה חלקה, ומזכיר לי מתי דברים אמורים להגיע או להתפרסם בקרוב, כך שאוכל להתעדכן בעניינים מבלי שתהיה לי הרגשה מכרעת של להיות בפיגור בלוח הזמנים של העבודה שלי או תוכניות חיים אישיות (מלבד אלו הקשורות ספציפית סביב אכילה בריאה).

למרות שלא תמיד אתה יכול לשלוט בכמה שעות אתה צריך לעבוד, אתה יכול לשלוט על הפרודוקטיביות של השעות האלה.

למרות שלא תמיד אתה יכול לשלוט בכמה שעות אתה צריך לעבוד, אתה יכול לשלוט על הפרודוקטיביות של השעות האלה. לכן ריכזנו כמה טיפים שיעזרו לך ולצוות שלך להיות מעודכנים במשחק שלהם.


 
ואנו נוסיף טיפ בונוס !! אחד הדברים החשובים בניהול זמן זה לדעת את החולשות והחוזקות שלך, את האהבות והדברים שאתם פחות אוהבים לעשות. מהיכרות זו, מנפו את הזמן שלכם ותייצאו החוצה משימות שאתם פחות אוהבים או טובים בהן. תוכלו להיעזר בנו לביצוע מגוון פעולות ומשימות עבורכן
x

#{title}

#{text}

#{price}